11 iulie 2013

PRIORITATEA STRATEGICĂ A SERVICIULUI CATALOGAREA ŞI CLASIFICAREA LITERATURII

A publicat: Tamara MARIAN, Maria POPESCUL, bibliotecari principali BŞC "A. Lupan"

Serviciul Catalogarea şi Clasificarea Literaturii are ca scop prelucrarea electronică a publicaţiilor, ce intră în patrimoniul Bibliotecii AŞM, precum şi gestionarea catalogului on-line. Catalogarea în regim automatizat prevede completarea tuturor câmpurilor şi subcâmpurilor pentru întroducerea datelor bibliografice, ce sunt necesare descrierii bibliografice complete, documentele fiind prelucrate conform normelor metodologice de aplicare a ISBD(M), ISBD(S) etc.
În strategia de dezvoltare a bibliotecii s-a pus accentul nu numai pe catalogarea documentelor recent întrate în bibliotecă, dar şi pe procesul întroducerii literaturii retrospective. Prin conversia datelor se subânţelege transformarea informaţiei bibliografice de pe fişele din cataloage în baza de date. Conversia se poate considera ca o necesitate pentru a se putea profita din plin de avantajele sistemului automatizat existent în bibliotecă.
Activitatea de catalogare şi indexare este una din direcţiile cele mai complexe, ce concret depind de : catalogarea conform standardelor în vigoare : standardele ISBD, standardele de abrevieri, coduri de limbă şi ţări ; modul în care se face analiza conţinutului documentului prelucrat pentru a i se atribui cuvintele-cheie, precum şi indicele de clasificare.
Baza de date locală include peste 388153 de titluri catalogate şi 522349 volume catalogate, fiind în permanenţă completată cu intrări noi, cu descrieri analitice a revistelor şi a înregistrărilor retrospective.
   Tehnologia avansată a sistemului Q-Series oferă o posibilitate vastă de a regăsi informaţia necesară nu numai în cazul în care se cunoaşte numele autorilor, dar şi în cazurile când se cunosc numele alcătuitorilor, coordonatorilor, redactorilor, precum şi a colectivelor care au contribuit la elaborarea documentului respectiv. Dar pentru aceasta utilizatorul trebuie să acceseze Q-Opac, care oferă beneficiarilor acces la descrierile bibliografice. Posibilităţile de căutare includ : autor, titlu, subiect, căutare pe cuvinte sau combinaţii de cuvinte, editură, locul şi anul publicării, ISBN/ISSN, localizare, numărul de inventar sau cota locală.
   Dar putem menţiona că un loc foarte important în procesul de căutare a informaţiei de către beneficiar îi revine accesului după subiect. În foarte multe cazuri benefeciarul nu cunoaşte nici autorul, nici titlu, dar are nevoie de o literatură pe o temă concretă. În acest caz e binevenită căutarea după subiect. Şi aş vrea să menţionez că un loc important în acest proces, în stabilirea conţinutului unui document şi redarea lui sub o formă, care ar putea permite utilizatorului regăsirea documentului dat, îi revine bibliotecarului indexator. El, cercetând minuţios conţinutul cărţii, trebuie să stabilească prin ce cuvinte-cheie, vedete de subiect poate exprima mai bine informaţia cuprinsă în conţinutul cărţii şi care ar răspunde cerinţelor utilizatorilor într-un timp scurt şi util.
   Indexarea pe subiecte este un proces complex, care cere indexatorului cunoştinţe foarte ample de specialitate, el trebuie să cunoască la perfecţie domeniul pe care îl analizează, terminologia de specialitate, metodologia de indexare.
Vizualizarea înregistrărilor din baza de date a bibliotecii este accesibilă atât pentru utilizatorii proprii, cât si pentru cei din exterior, prin Internet.
 Din anul 2012 s-a început activ lucrul asupra întroducerii în baza de date a descrierilor analitice din revistele academice, şi mai apoi a tuturor revistelor editate în republică, care cuprind în prezent circa 34101 descrieri.
 Biblioteca Ştiinţifică Centrală a AŞM dispune de un potenţial documentar bogat, ce oferă cercetătorilor institutelor sa-şi îndeplinească eficient investigaţiile ştiinţifice dispune de un bogat fond de carte veche. Începînd din an. 2012 s-a început operaţiunea de descriere a documentelor din acest fond, conform normelor actuale de descriere. Această operaţiune va fi finalizată prin formarea bazei de date, care va fi pusă la dispoziţia utilizatorilor bibliotecii on-line.
În perioada actuală, când schimbările tehnologiilor informaţionale se mişcă cu o viteză foarte mare, important este ca Biblioteca AŞM şi bibliotecarii să continuie să ofere produse şi servicii de calitate, eficiente şi rapide. Şi în final vom menţiona că noi, şi catalogatorii, şi indexatorii, ne dăm toată stăruinţa de a-i ajuta pe utilizatori să găsească cu uşurinţă şi în termeni cât mai reduşi informaţia de care au nevoie. Asta e menirea noastră de bibliotecar contemporan.

9 iulie 2013

MODERNIZAREA SERVICIILOR DE INFORMARE A CITITORILOR – UN IMPERATIV AL TIMPULUI


A publicat: MARIA POPESCUL, VALENTINA TCACENCO, TAMARA MARIAN, bibliotecari principali BŞC „Andrei Lupan” 

ABSTRACT: Tehnologia informaţiei impune cerinţe noi şi schimbări în biblioteca. În articol se evidenţiază momentele noi importante parcurse de BŞC „Andrei Lupan” în modernizarea activităţii sale, în special a sectorului catalogarea şi clasificarea literaturii prin extinderea posibilităţilor ale regăsirea informaţiei în catalogul electronic.

ABSTRACT: The information technology supposes the new demands and changes in the library. The article reflects the new important moments of the Central Scientific Library „Andrei Lupan” in the process of modernization of it’s activities, especially in cataloging and classification of the publications. It means the enlargement of the posibilities of finding the information in the electronic catalogue.

În epoca tehnologiilor informaţionale, când totul se desfăsoară într-un ritm extraordinar de rapid şi odata cu schimbările ce au intervenit în societate, s-au schimbat foarte multe lucruri şi în Biblioteca Ştiintifică Centrală a AŞM, care încearcă să răspundă cerinţelor actuale, căci odată cu evoluţia accelerată a ştiinţei, nevoile de informatizare ale utilizatorilor cresc şi se dezvoltă în parmanenţă.
În anii ’90, când în republică a apărut problema introducerii noilor tehnologii informaţionale, Biblioteca Ştiintifică a Academiei de Ştiinte s-a decis să facă şi ea primii paşi în automatizarea proceselor de lucru. Acelaşi an este marcat de instalarea unei reţele interne, fondată de o echipă de programişti de la Centrul de Calcul al AŞM, care au început analiza activităţii bibliotecii în vederea automatizării ei. Unul din cele mai solicitate sectoare la acest capitol a fost Serviciul Catalogarea şi Clasificarea Literaturii, care a şi început introducerea informaţiei privind noile intrări în bibliotecă. Paralel, la Centrul de Calcul al AŞM, a fost creat un grup de catalogatori din bibliotecă, dirijat de Elena Boţan, care au început introducerea literaturii retrospective: aceasta se făcea pe baza fişelor. În prezent toată informaţia se află în proces de redactare conform noului program de automatizare Q-Series. 
La moment putem afirma cu certitudine că BŞC a fost printre primele biblioteci din republică care a făcut primii paşi spre automatizarea proceselor din bibliotecă.Tendinţa permanentă a colectivului Bibliotecii Ştiinţifice Centrale a AŞM spre perfecţionare a motivat dorinţa de a implementa un program mai avansat de automatizare. Graţie Proiectului de Automatizare, lansat în acel timp de Fundaţia SOROS, a fost procurat softul integrat de bibliotecă Q-Series, care a fost elaborat în Marea Britanie. Astfel, a început o etapă mai avansată în realizarea informatizării bibliotecii. 
După o perioadă complicată de şcolarizare, s-a început prelucrarea computerizată şi formarea bazei de date a bibliotecii. La prima etapă a implementării sistemului Q-Series a fost planificată, paralel cu noile intrări, şi realizarea conversiei bazei de date, deja introdusă la Centrul de Calcul şi care se află pe bande magnetice. Această bază de date a fost trimisă la IME România (firma distribuitor de sistem informatic Q-Series). Rezolvarea sarcinii a cerut mai mult timp distribuitorilor sistemului, dar, în final, a fost începută 
conversia bazei de date, proces, care mai necesită timp (şi nu un an). Este vorba despre un lucru foarte migălos şi care se execută în continuare la Sectorul Catalogare, în paralel cu prelucrarea publicaţiilor noi. 
Astăzi baza de date a publicaţiilor intrate în bibliotecă şi după retroconversia documentelor existente introduse conţine 388153 descrieri bibliografice şi este pusă la dispoziţia utilizatorilor prin Modulul OPAC. Programul Q-Series, pe care îl utilizăm în prezent, face informaţia mai accesibilă şi mai uşor de 
gestionat. Tehnologia programului Q-Series permite obţinerea unui răspuns rapid şi îmbunătăţeşte calitatea lui, permiţând regăsirea oricărui document după: autor, titlu, număr unitate, cotă, vedetă de subiect, cuvant-cheie etc. Catalogul electronic al bibliotecii prezintă baza de date, compusă din descrieri 
bibliografice standardizate, care permit căutarea după elemente separate sau grupuri de elemente. Întroducând toată informaţia în baza de date, colaboratorii serviciilor respective se conduc de toate standardele, regulile şi normele în vigoare: Standardul internaţional de descriere bibliografică ISBD şi cel naţional.
Este foarte important ca utilizatorul să-şi găsească informaţia dorită cu date cât mai precise şi cât mai rapid. Din aceste considerente catalogul, indiferent de forma lui de redactare, a fost şi este un instrument de bază. El prezintă un indice referitor la conţinutul colecţiilor şi ilustrează materialul informativ, aflat în bibliotecă. Însă până la introducerea întregului fond de documente în baza de date (documentele retro) benefeciarii sunt nevoiţi să consulte şi cataloagele tradiţionale. De-a lungul anilor, cataloagele tradiţionale pe fişe au constituit unica sursă de reflectare şi regăsire a informaţiilor, acestuia revenindu-i un loc important în deservirea utilizatorului. 
Cataloagele tradiţionale pe fişe includ: catalogul general şi cataloagele publice, care sunt divizate în cataloage alfabetice şi cataloage sistematice şi care sunt prezente în toate filialele bibliotecii. Catalogul alfabetic reflectă publicaţiile în ordinea alfabetică a autorilor sau titlurilor. Catalogul sistematic al intrărilor în bibliotecă după anul 1993 este structurat după schema de 
Clasificare Zecimală Universală (CZU). Până în anul 1993 catalogul sistematic este structurat după schema de Clasificare Bibliotecar-Bibliografică (BBK). În prezent acest catalog se află în procesul de redactare în conformitate cu shema CZU.
Comparând în prezent posibilităţile de regăsire a informaţiilor în cataloagele tradiţionale cu cele din catalogul electronic, care se dezvoltă rapid prin catalogarea intrărilor recente şi retroconversie, putem afirma cu certitudine că anume catalogul electronic oferă o gamă mai largă de posibilităţi de regăsire a 
informaţiei, o calitate mai bună şi într-un timp mult mai scurt. Dacă cataloagele tradiţionale oferă informaţii despre document în special atunci când beneficiarul cunoaşte cu precizie autorul, coautorul, titlul, atunci catalogul electronic îi oferă posibilităţi mai vaste de a găsi informaţia necesară.
Căutarea în baza de date poate fi efectuată după mai multe criterii:

  •  autor (autor-persoană fizică, autor colectiv);
  • titlu;
  •  nume internaţional pentru carte (ISBN) sau seriale (ISSN);
  • vedetă de subiect;
  • cuvinte-cheie;
  • nomenclatorul specialităţilor ştiinţifice (pentru autoreferate, teze de doctorat);
  • indexul CZU;
  • indexul GRNTI (Госсударственный Рубрикатор Научно-Технической Информации);
  • cota locală (cota cifrică);
  • localizarea documentului.

Astfel, în situaţia creată, catalogul tradiţional a început să piardă din teren în faţa catalogului electronic. Cu toate acestea putem afirma că Biblioteca Ştiinţifică Centrală a AŞM nu va renunţa imediat la catalogul tradiţional. E nevoie încă de mult timp pentru ca beneficiarii bibliotecii să se obişnuiască a 
mânui noile tehnologii informaţionale.
Organizarea informaţiei şi accesul la cataloagele bibliotecii (tradiţional şi electronic) este asigurat şi controlat zilnic de Serviciul Catalogare şi Clasificare. Catalogul trebuie să fie perfect, fiindcă el este considerat inima ştiinţifică a bibliotecii.
Desfăşurandu-şi activitatea potrivit strategiei în domeniul ştiinţei, culturii, informaţiei, BŞC AŞM este într-o continuă modernizare a activităţii sale.
BŞC depune eforturi susţinute în dezvoltarea serviciilor informaţionale pentru utilizatorii bibliotecii în corespundere cu necesităţile lor de informare, în asigurarea şi îmbunătăţirea accesului la resurse informaţionale cât mai variate şi la crearea în continuare a condiţiilor necesare pentru utilizarea lor eficientă. Azi informarea cititorilor este asigurată de catalogul electronic şi permite ca fiecare angajat al AŞM, şi nu numai, să obţină informaţiile necesare potrivit interesului şi în timp rapid.
Însă pentru a îndeplini cât mai bine misiunea de diseminare a informaţiei, pentru a oferi servicii şi produse de calitate utilizatorilor, pentru a-i atrage şi a-i menţine, BŞC trebuie să întreprindă diverse acţiuni prin care să identifice nevoile şi aşteptările utilizatorilor atât din punct de vedere al conţinutului, cât şi al modului de furnizare a acestora. 
Din aceste considerente ne-am putea propune în viitor studierea utilizatorilor printr-un sondaj al opiniei. Datele statistice analizate, obţinute în urma sondajului, ar furniza informaţii relevante privind utilizatorii de informaţie electronică. Acelaşi sondaj ne-ar permite să determinăm dificultaţile şi obstacolele întâmpinate de către utilizatori în accesarea diferitor genuri de 
documente. Opiniile respondenţilor privind satisfacerea necesităţilor lor de informare ar sugera ideea studierii mai vaste a diferitor categorii de utilizatori în contextul resurselor informaţionale electronice de diferit profil. 
În concluzie, putem afirma cu siguranţă că rezultatele obţinute în urma unei asemenea cercetări ar servi la proiectarea unor servicii şi produse documentare informaţionale de calitate, acestea fiind, în fond, un imperativ al timpului.